Kā aizstāju ClickUp ar savu projektu vadību CRM sistēmā
· 8 min lasīšana 
Vairākus gadus REDZI Digital darbs dzīvoja divās vietās. Uzdevumi, komentāri un laika uzskaite bija ClickUp, bet klienti, likmes un rēķini — mūsu pašu REDZI CRM. Starp abām sistēmām darbojās sinhronizācija, kas ik 15 minūtes vilka no ClickUp nostrādātās stundas, lai no tām varētu izrakstīt rēķinus.
Tas strādāja, bet katru mēnesi atgādināja par sevi. Stundas, kas ClickUp ierakstītas pie nepareizā saraksta. Prioritātes, kas ClickUp nosauktas citādi, nekā tās vajadzīgas likmēm. API limiti, kļūmes, atkārtoti mēģinājumi. Un pats galvenais — divas vietas, kur skatīties, un divas sistēmas, kas viena par otru zina tikai pusi.
Kā dati plūda agrāk: darbs ClickUp, nauda CRM, un starp tiem sinhronizācija un roku darbs
Šoruden pieņēmu lēmumu: projektu vadība pāriet uz CRM. Šis ir stāsts par to, kā tas notika un ko tas deva.
No ClickUp analizatora līdz savai sistēmai
CRM nesākās kā projektu vadības rīks. 2025. gada vasarā tas bija ClickUp analizators — Laravel aplikācija, kas nolasīja laika ierakstus no ClickUp un pārvērta tos atskaitēs un rēķinu rindās. Pamazām tam pievienojās klienti, rēķinu grāmatošana, bankas izraksti, algas un 2FA pieteikšanās.
Rezultātā CRM jau zināja gandrīz visu: kas ir klients, kāda ir likme katrai prioritātei, kurš darbinieks cik nopelna un kuras stundas jau ir rēķinā. Pietrūka tikai paša darba — uzdevumu. Tie joprojām bija ClickUp, un CRM tos redzēja tikai caur sinhronizāciju.
Trīs dienas, 764 commiti
Pats modulis tapa 12.–14. septembrī. Tas nebija ātrs tāpēc, ka darbs būtu mazs. Tas bija ātrs, jo kodu rakstīja Claude Code, bieži vairākās sesijās paralēli, bet es plānoju, pārbaudīju un lēmu.
Kārtība bija stingra:
- Vispirms specifikācija. Uzrakstīju, kas ir uzdevums, statuss, laika ieraksts un kā tie savienojas ar rēķinu. No tās tapa plāns ar 13 fāzēm, katrai — veiksmes kritēriji.
- Tad drošības tīkls. Pirms tika mainīta kaut viena tabula, uzrakstījām „golden master” testus, kas nofiksēja, kā rēķini un stundas rēķinās šodien. Jebkura izmaiņa, kas skaitļus pamainītu, testos uzreiz sarkst.
- Tad fāzes. Saraksts, kanban dēlis, taimeris, reāllaiks, apakšuzdevumi, pielikumi, GitLab, automatizācijas. Katra beidzās ar pārbaudi pret saviem kritērijiem.
- Dizains — Paper. Ekrāni vispirms tika uzzīmēti Paper, un kods tika salīdzināts ar maketu pa elementam. Vienā no fāzēm tika pārbaudītas 200 vadīklas; divas palika neieviestas, un tas ir ierakstīts.
Trīs dienās — 764 commiti. Tik daudz izmaiņu cilvēks viens nespētu pat izlasīt, tāpēc katra fāze balstījās uz testiem un verifikācijas atskaitēm, nevis uz to, ka es „pārskatīju kodu”.
Kas ir iekšā
Bāzes funkcionalitāte ir tāda, kādu sagaidītu no ClickUp:
| Daļa | Ko tā dara |
|---|---|
| Uzdevumu saraksts | Grupēts pa statusiem, rediģēšana tieši rindā, kolonnas un kārtošana saglabājas |
| Kanban dēlis | Uzdevumu vilkšana starp statusiem un secības maiņa kolonnā |
| Uzdevuma lapa | Apraksts Markdown, komentāri ar reakcijām un pieminēšanu, pielikumi, vēsture |
| Struktūra | Apakšuzdevumi, kontrolsaraksti, saistītie uzdevumi („bloķē”, „saistīts ar”) |
| Taimeris | Viens klikšķis, skrien starp lapām, automātiski apstājas pēc 8 stundām vai pusnaktī |
| Reāllaiks | Ja kolēģis maina uzdevumu, tu to redzi uzreiz, bez lapas pārlādes |
| Statusi un lauki | Katram projektam savs statusu komplekts un pielāgotie lauki |
| E-pasts → uzdevums | Klienta vēstule kļūst par uzdevumu vai komentāru pie esošā |
Projekta dēlis CRM. Projekts, uzdevumi un cilvēki attēlā ir izdomāti
Atšķirība ir tajā, kas notiek zem tā. Katram uzdevumam ir atslēga, piemēram, SKV-938, un katram laika ierakstam — likme, apmaksājamības pazīme un saite uz rēķinu. Stunda, kas jau ir rēķinā, ir iesaldēta: to nevar labot vai dzēst neviens, arī administrators. Taimeris, ko sistēma apturēja pati, nenonāk ne rēķinā, ne algās, kamēr cilvēks to nav apstiprinājis.
Un likmes cilvēks bez finanšu tiesībām neredz vispār. Tās netiek paslēptas ekrānā — tās vienkārši netiek nolasītas no datubāzes. ClickUp šādu robežu nebija iespējams uzlikt, jo tas par naudu neko nezināja.
Pārcelšanās vienā dienā
Uzbūvēt sistēmu ir viena lieta. Pārvest tajā gadu vēsturi — pavisam cita.
ClickUp bija 48 telpas un 225 saraksti. Migrācija notika 15. oktobrī, un tā bija sadalīta trīs grupās: aktīvie klientu projekti, projekti ar nesenām izmaiņām un viss pārējais. Skripts darbojās vairākās paralēlās joslās, un katram sarakstam pārnesa:
- uzdevumus un apakšuzdevumus ar to pašu atslēgu, lai vecās saites un commitu ziņojumi joprojām atrastu īsto uzdevumu;
- komentārus, pielikumus un statusus;
- visus laika ierakstus ar sasaisti ar jau izrakstītajiem rēķiniem.
Līdz nākamajam rītam CRM bija pārnesti gandrīz 200 saraksti un vairāk nekā 4800 uzdevumu. Saraksti bez neviena uzdevuma netika pārnesti. Divi faili virs 200 MB palika ClickUp.
Pēc migrācijas tika palaista saskaņošana: katram mēnesim un katram projektam stundas, summas un rēķini CRM tika salīdzināti ar to, kas bija pirms tam. Nauda, stundas un rēķini sakrita. Tas bija vienīgais kritērijs, kam nedrīkstēja būt izņēmumu.
Ko pievienoju pēc tam
Kad uzdevumi ir tajā pašā sistēmā, kur viss pārējais, var izdarīt lietas, kuras ClickUp nebija iespējams vai bija pārāk sarežģīti.
Kā ir tagad: viena sistēma, pie kuras pārējie rīki pieslēdzas paši
GitLab integrācija. No uzdevuma var izveidot zaru — nosaukums ģenerējas no atslēgas un virsraksta, ar latviešu burtiem pareizi transliterētiem. Katrs commits ar atslēgu ziņojumā automātiski parādās pie uzdevuma, un no tā var atvērt merge request.
UAT testēšana. Uzdevumam pievieno testēšanas scenārijus, testētājs tos iziet kārtām un atzīmē, kas strādā un kas ne. Kad visi scenāriji iziet, uzdevums ir gatavs produkcijai. Klientam vairs nav jāraksta e-pasts „pārbaudīju, viss kārtībā”.
Automatizācijas. „Kad uzdevums nonāk statusā X — piešķir testētāju, pievieno komentāru, uzliec termiņu +3 darba dienas.” Darba dienas skaita pēc Latvijas svētku kalendāra. Katra automātiskā darbība ir redzama uzdevuma vēsturē ar noteikuma nosaukumu, bet automatizācija vienai darbībai nevar izraisīt bezgalīgu ķēdi.
Paziņojumi klientam. Klients saņem e-pastu, kad viņa pieteikums ir saņemts un kad uzdevums ir pabeigts. Pirms nosūtīšanas to var apskatīt.
Atkārtotie uzdevumi. Ikmēneša atjauninājumi, rezerves kopiju pārbaudes, atskaites — sistēma pati izveido nākamo uzdevumu pēc kalendāra vai tad, kad iepriekšējais pabeigts.
Plānotājs. Uzdevumus var ieplānot pa dienām un darbiniekiem. Plānotājs zina katra cilvēka dienas kapacitāti, prombūtnes un — pēc savienošanas ar Microsoft 365 — arī sapulces kalendārā, tāpēc neieplāno darbu laikā, kad cilvēks sēž zvanā.
Priekšapmaksas rēķini un iekļautās stundas. Projektam var norādīt mēnesī iekļautās stundas. Rēķinā tās parādās kā rinda par 0 €, bet pārsniegums — pēc likmes.
Pa ceļam CRM ieguva arī darījumu piltuvi potenciālajiem klientiem un pieteikšanos ar passkey. Tas gan vairs nav stāsts par projektu vadību.
AI kā kolēģis, nevis tikai rīks
Interesantākais papildinājums ir CRM MCP serveris. MCP ir standarts, ar kuru AI aģents var izmantot ārējas sistēmas, un mūsu CRM tagad piedāvā vairāk nekā 40 projektu vadības rīkus: izlasīt uzdevumu, mainīt statusu, pievienot komentāru, izveidot zaru, uzrakstīt UAT scenārijus, ieslēgt un izslēgt taimeri.
Praksē tas izskatās tā. Es Claude Code pasaku: „Paņem CRM-67.” Tas izlasa uzdevuma aprakstu un komentārus, pārliek statusu uz „procesā”, ieslēdz taimeri un izveido zaru ar uzdevuma atslēgu. Kad darbs pabeigts, tas uzraksta komentāru par izdarīto, sagatavo UAT scenārijus testētājam, pārliek statusu un aptur taimeri. Ja darbs apstājas, jo jāgaida mana atbilde vai review, taimeris tiek apturēts — gaidīšana netiek skaitīta.
Uzdevuma vēsture, kad pie tā strādā Claude. Uzdevums attēlā ir izdomāts
Tieši šis bija iemesls, kāpēc gribēju savu sistēmu. ClickUp AI aģents var piekļūt tikai tik, cik atļauj ClickUp API. Savā CRM es nosaku, ko aģents drīkst un kā tas tiek uzskaitīts. Pie katra uzdevuma tagad redzams arī AI patēriņš — cik tokenu un cik naudas aizgāja, lai to izdarītu. Tad var godīgi salīdzināt, cik maksāja uzdevums un cik par to tika izrakstīts.
Cik tas kopumā prasīja
Kopš 12. septembra CRM repozitorijā ir vairāk nekā 1300 commitu, un sistēma no 12. versijas nonākusi līdz 20.8. Testu failu ir vairāk nekā 400. Lielāko daļu koda uzrakstīja AI. Manā atbildībā bija:
- specifikācija un lēmumi — ko sistēma dara, ko nedara un kur ir robežas, kuras nedrīkst pārkāpt;
- pārbaude — reāla lietošana, migrācijas skaitļu saskaņošana, UAT;
- infrastruktūra — serveri, GitLab CI, staging un produkcija, kas jau bija gatavi.
Tradicionālā izstrādē šāds projekts būtu mērāms mēnešos, un ar to nodarbotos vairāki cilvēki. Ne jau tāpēc, ka AI ir gudrāks par izstrādātāju, bet tāpēc, ka garlaicīgo daļu — migrācijas, testus, formu validāciju, dokumentāciju — tagad var uzrakstīt stundās, nevis nedēļās. Cilvēka laiks paliek tam, kam tas tiešām vajadzīgs: izlemt, kas jābūvē, un pārliecināties, ka tas strādā.
Vai jums vajag savu ClickUp?
Visticamāk, nē. Ja projektu vadība ir tikai uzdevumu saraksts, ClickUp, Asana vai Linear to dara labi un lēti.
Savs risinājums sāk atmaksāties tad, kad uzdevumi ir cieši saistīti ar pārējo biznesu: stundas — ar rēķiniem, rēķini — ar grāmatvedību, kods — ar uzdevumiem, klienti — ar paziņojumiem. Tad divu sistēmu sinhronizācija izmaksā vairāk nekā viena sava sistēma. Un tagad, kad šādu sistēmu var uzbūvēt nedēļās, nevis gados, šī robeža ir kļuvusi daudz zemāka.
Ja jums ir līdzīga situācija — dati izkaisīti pa vairākiem rīkiem, un kāds katru mēnesi tos saliek kopā ar roku —, uzraksti man. Izrunāsim, ko var savienot un ko labāk uzbūvēt no jauna.
